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Excel迅速準(zhǔn)確輸入數(shù)據(jù)的三個(gè)神技巧易學(xué)好用職場辦公必備
發(fā)布時(shí)間:2025-03-24 文章來源:xp下載站 瀏覽:
| 辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣，大到社會統(tǒng)計(jì)，小到會議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外，政府用的電子政務(wù)，稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件，這些都屬于辦公軟件。 在日常辦公中，經(jīng)常需要輸入各種重復(fù)數(shù)據(jù)，令無數(shù)人痛苦不已。其實(shí)對于重復(fù)性的數(shù)據(jù)，我們可以利用一些小技巧，就能實(shí)現(xiàn)又快又好的輸入，同時(shí)還能保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。 下面以大家實(shí)際工作中可能會經(jīng)常遇到的一個(gè)信息表，中性別輸入為例。
 01.巧用自動(dòng)更正
具體操作方法如下：
1、選擇“文件”/“選項(xiàng)”；
2、在打開的“Excel選項(xiàng)”對話框左側(cè)選擇“校對”，在右側(cè)“自動(dòng)更正選項(xiàng)”組里單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕；
3、在打開的“自動(dòng)更正”對話框選擇“自動(dòng)更正”選項(xiàng)卡，在“替換”框里輸入“1”，在“為”框里輸入“男”，然后單擊“添加”按鈕；
4、在“替換”框里輸入“0”，在“為”框里輸入“女”，然后單擊“添加”按鈕，單擊“確定”按鈕；
4、選擇待輸入的單元格，輸入“1”，回車后自動(dòng)顯示為“男”，輸入“0”，回車后自動(dòng)顯示為“女”。
也就是說，我們可通過輸入“1”或“0”來實(shí)現(xiàn)輸入“男”“女”性別，是不是比直接輸入“男”“女”漢字更為快速呢？當(dāng)需要輸入的重復(fù)數(shù)據(jù)字符串比較大時(shí)，這個(gè)技巧的優(yōu)勢就更好的體現(xiàn)出來了。
02.巧用數(shù)據(jù)驗(yàn)證
具體操作方法如下：
1、選擇“性別”列單元格區(qū)域，再選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”/“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”；
2、在打開的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對話框，選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”框里選擇“序列”，然后在來源框里輸入“男,女”，單擊“確定”；
3、選擇待輸入的單元格，在下拉菜單中選擇需要的內(nèi)容即可。
此方法的最大優(yōu)點(diǎn)在于確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對于輸入數(shù)據(jù)不是很多的場景下特別實(shí)用。
03.巧用自定義格式
具體操作方法如下：
1、選擇“性別”列單元格區(qū)域，按快捷鍵Ctrl+1；
2、在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”框里選擇“自定義”，然后在類型框里輸入“[=1]男;[=0]女”，單擊“確定”；
3、選擇待輸入的單元格，輸入“1”，回車后自動(dòng)顯示為“男”，輸入“0”，回車后自動(dòng)顯示為“女”。
這個(gè)技巧兼顧了前兩者的優(yōu)點(diǎn)，但是它也有缺點(diǎn)：單元格里的內(nèi)容實(shí)際上還是“1”或“0”，并不是“男”或“女”，只不過是通過格式設(shè)置讓“1”顯示為“男”和讓“0”顯示為“女”而已，一旦刪除此自定義的格式，單元格里將馬上恢復(fù)顯示其本來的內(nèi)容。 Office辦公軟件是辦公的第一選擇，這個(gè)地球人都知道。 |
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