PowerPoint2007通過大綱插入新幻燈片方法

　　PowerPoint2007

　　要自己動手嘗試，可打開Word ，切換到“大綱”視圖(從“視圖”選項卡)，然后鍵入演示文稿的一份簡短大綱。按Tab 鍵降級或按Sh的+ Tab 鍵升級選定行。然后保存工作，返回到PowerPoint ，按照以下步驟導入：

　　(1)在“開始”選項卡中，單擊“新建幻燈片”按鈕的下部打開其菜單。

　　(2) 單擊“幻燈片(從大綱)”0 “ 插入大綱”對話框出現(xiàn)。

　　(3)選擇包含希望導入的大綱文本的文件。

　　( 4 ) 單擊“插入”PowerPoint 導入大綱。

　　如果演示文稿中己經(jīng)有幻燈片，則這些幻燈片保留原樣。(包括任意空白幻燈片，因此在導入后，您可能需要刪除演示文稿開頭處的空白幻燈片。)大綱中所有的標題l 都成為單獨的幻燈片標題，其他所有次級標題則成為幻燈片中的項目符號。

　　1 。實現(xiàn)更好大綱導入效果的小技巧盡管PowerPoint 能夠?qū)�入任意Word 文檔中的所有文本，但并非總能獲得如愿以償?shù)慕Y果。例如，可能有一個文檔包含一系列段落，但未應用任何標題樣式。將此文檔導入PowerPoint 時，效果可能如圖4 .4所示。

　　PowerPoint2007

　　圖4 .4是一個簡要示例，表明了在將文檔導入PowerPoint 之前未做好準備時發(fā)生的情況。PowerPoint 使各段落自成一張幻燈片。無法辨認哪些是實際的標題，哪些不是，因為未使用任何標題樣式。段落太長，無法適應一張幻燈片時，段落被截斷，顯示在幻燈片頂端。多余的空行被解釋為空白幻燈片。真是一團糟，不是嗎?圖4.4也展示出應牢記的一個要點：普通的文本段落在PowerPoint 中的表現(xiàn)不太令人滿意。PowerPoint 文本都是簡明扼要的項目符號列表和標題。在導入大綱前做的準備工作越好，導入后所需的清理工作就越少。下面是一些小技巧：

　　不要將Word 中的非標題內(nèi)容導入PowerPoint，除非文檔中全部使用的是非標題樣式(如圖4.4所示)。為希望導入的文本應用標題樣式。

　　大綱中僅使用基本樣式z 例如，僅使用標題1 和標題2 等。

　　刪除第一個標題之上的所有空行。如果未刪除，演示文稿開頭處將有一些空白幻燈片。

　　盡可能減少Word 文本中的手動格式化，使文本從PowerPoint 中選取其格式。為此，選擇文本并按Ctrl+空格鍵。

　　不要在段落之間留空行。否則這些空行會在PowerPoint 中轉(zhuǎn)換成空白幻燈片或空白項目符號列表項。

　　刪除所有圖形元素，如剪貼畫、圖片和圖表等。總之，這些元素無法正常轉(zhuǎn)換到PowerPoint中，還可能使導入工具發(fā)生混亂。

　　2. 從其他基于文本的格式導入除word 以外， PowerPoint 還能從純文本文件、WordPerfect (5.x 或6.x) 、Microsoft Works 以及網(wǎng)頁導入。導入過程與上述步驟相同。如果文件未出現(xiàn)在“插入大綱”對話框中，將文件類型更改為所需文件類型即可。

　　如果正在設置一個即將導入的純文本文件，顯然沒有Word 中那樣的大綱工具可供使用。相反，只能依靠制表符。應作為幻燈片標題的每一行都應靠最左側開始：第一級段落應以一個制表符開始：第二級段落以兩個制表符開始，以此類推。

　　3. 導入后清理從大綱導入文本后，可能需要進行一些小修正。按以下一覽表逐個完成清理工作：

　　演示文稿中的第-張幻燈片可能是空白幻燈片。如果是空白的，刪除它。

　　“標題幻燈片”版式可能不會應用于第一張幻燈片：如有必要，應用版式。(在“開始”選項卡中使用“版式”列表。〉

　　可能尚未應用主題，如有必要，從“設計”選項卡中選擇一種。

　　部分文本可能包含干擾主題格式和造成不一致的手動格式化。刪除所發(fā)現(xiàn)的所有手動格式化。(實現(xiàn)此任務的方法之一就是在“大綱”窗格中按Ctrl + A 鍵選中所有文本，然后再按Ctrl +空格鍵取消所有手動格式化。〉

　　如果部分文本太長，無法很好地放在一張幻燈片中，則可在必要時更換為另外一種幻燈片版式(如兩欄內(nèi)容〉。可能還需要將內(nèi)容拆分成兩張或多張幻燈片。

　　某些幻燈片上可能有一些空白的項目符號列表項(如果在導入前未刪除所有多余的段落標記)。刪除這些內(nèi)容。